Từ thiết kế chi tiết đến thi công trong xây dựng nhà máy

Ba yếu tố chính cần được quản lý trong giai đoạn thi công là chất lượng, chi phí và tiến độ. Khi công tác xây dựng bắt đầu, sẽ có rất nhiều bản vẽ được trình nộp, chẳng hạn như kế hoạch và quy trình thi công, quy trình kiểm tra, bản vẽ thi công và chế tạo. Chủ đầu tư sẽ cần phê duyệt các tài liệu này. Việc phê duyệt phải được thực hiện kịp thời nhằm đảm bảo chất lượng đồng thời giữ cho dự án đúng tiến độ.

Từ thiết kế chi tiết đến triển khai giai đoạn thi công

Xây dựng Khung Công Tác cho Việc Thực Hiện Dự Án – “Quy Trình Thực Hiện Dự Án”(PEP)

Quy trình Thực hiện Dự án (PEP) là một tài liệu làm rõ các mục tiêu của dự án, quy trình, các công ty xây dựng liên quan, các điểm liên hệ, và quy trình quản lý tài liệu. Nó đóng vai trò như một tài liệu tham khảo giúp các bên liên quan có sự hiểu biết chung về cách thức triển khai dự án một cách suôn sẻ.
Một số ví dụ về các mục cần đưa vào PEP như sau. Các mục này được xác định tùy theo nhu cầu, dựa trên đặc điểm của từng dự án.

Quản lý tiến độ

Lịch trình tổng thể là kim chỉ nam cho việc quản lý tiến độ. Lịch trình tổng thể không chỉ bao gồm các hạng mục công việc của công ty xây dựng mà còn cả thứ tự, sản xuất và thời gian giao hàng thiết bị sản xuất được đặt trực tiếp bởi chủ đầu tư, cũng như các hoạt động thẩm định quan trọng.
Quản lý xây dựng (CMr) dẫn dắt và đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan tuân thủ lịch trình tổng thể này.

Quản lý ngân sách thực hiện

Ngân sách thực hiện dựa trên ước tính đã thỏa thuận với công ty xây dựng. Khi thiết kế chi tiết và thi công tiến triển, có thể cần thiết phải thay đổi và điều chỉnh, dẫn đến các yêu cầu thay đổi bổ sung từ công ty xây dựng. Điều này yêu cầu phải có sự quản lý liên tục. Các quản lý dự án và Quản lý xây dựng (CMr) cần phải đọc kỹ các điều khoản hợp đồng và phát triển các kịch bản đàm phán, vì các cuộc đàm phán với công ty xây dựng và nhà cung cấp sẽ diễn ra thường xuyên.
Ngoài ra, như một biện pháp quản lý rủi ro cho khách hàng, việc dự trữ một khoản chi phí dự phòng cho các chi phí bổ sung, tách biệt với số tiền hợp đồng xây dựng, là điều thông thường.

Quản lý mua sắm thiết bị

Quản lý mua sắm yêu cầu giám sát về thời gian giao hàng và chất lượng. Đặc biệt đối với các vật tư có thời gian sản xuất dài (chẳng hạn như thiết bị sản xuất, thép kết cấu, hệ thống HVAC, và các thiết bị lớn khác), cần phải xác định các vật tư này ngay từ giai đoạn đầu của quá trình lập lịch và điều chỉnh lịch trình để bao gồm các sự kiện quan trọng từ lúc đặt hàng đến khi giao hàng (như xác định đặc điểm kỹ thuật, đặt mua vật liệu và kiểm tra). Để kiểm soát chất lượng, các nhà cung cấp được yêu cầu cung cấp chứng nhận vật liệu, các mục kiểm tra và phương pháp kiểm tra, và việc thực hiện các công việc này sẽ được kiểm tra kỹ lưỡng.

Các thủ tục và thanh tra của cơ quan nhà nước

Các dự án xây dựng yêu cầu các thủ tục với cơ quan nhà nước. Tại Nhật Bản, điều này bao gồm nhiều công việc trước khi thi công, như đơn xin xác nhận xây dựng, đơn xin phép phát triển, đánh giá sự phù hợp tiết kiệm năng lượng và các quy định về vị trí nhà máy. Các cuộc kiểm tra của cơ quan nhà nước cũng được thực hiện trong suốt quá trình thi công và khi hoàn thành công trình. Cần liệt kê tất cả các mục yêu cầu và thông báo ngay từ đầu trong quá trình lập lịch và làm rõ các ngày dự kiến nộp đơn. Thêm vào đó, các yêu cầu cần thiết có thể khác nhau tùy theo yêu cầu của chính quyền địa phương và đặc điểm của khu đất cụ thể, vì vậy cần phải cẩn trọng. Một số thủ tục yêu cầu phải có sự chấp thuận của các giấy phép khác, vì vậy việc làm rõ các mối quan hệ này khi liệt kê các mục yêu cầu là rất quan trọng.
Ở nước ngoài, các khuôn khổ pháp lý có thể chưa đầy đủ hoặc vẫn đang trong quá trình phát triển. Do đó, ngay cả khi các hoạt động được tiến hành theo các luật đã công bố, vẫn có thể nhận được những hướng dẫn không lường trước được. Việc thuê các chuyên gia tư vấn có kinh nghiệm về điều kiện cụ thể của từng quốc gia sẽ giúp lập kế hoạch dự đoán các khoảng thời gian nộp đơn thực tế.

Tại CM Plus…

Đội ngũ quen thuộc với các cơ sở sản xuất

CM Plus là chuyên gia trong các cơ sở sản xuất. Đội ngũ của chúng tôi, bao gồm các Quản lý Xây dựng, hiểu rõ các đặc điểm của các cơ sở sản xuất và có nhiều kinh nghiệm, từ đó đảm bảo chất lượng cho khách hàng của chúng tôi. Điểm mạnh của CM Plus là khả năng điều phối không chỉ thiết bị xây dựng mà còn cả máy móc sản xuất được đặt hàng trực tiếp bởi khách hàng. CM Plus hỗ trợ các dự án xây dựng bằng cách hiểu rõ những phức tạp trong việc điều phối tiến độ giữa công việc máy móc sản xuất và công việc xây dựng, kế hoạch khởi động hệ thống tiện ích và HVAC với sự chú ý đến các thử nghiệm máy móc sản xuất, đồng thời cung cấp hướng dẫn xây dựng chú trọng đến vệ sinh và kiểm soát côn trùng.

Giao tiếp với nhà thầu và nhà cung cấp

Bất kể mẫu đơn đặt hàng, Quản lý xây dựng có trách nhiệm truyền đạt chính xác ý định của khách hàng đến các nhà thầu và nhà cung cấp. Các cuộc họp, cuộc gọi điện thoại và email được sử dụng cho mục đích này. Gần đây, do đại dịch COVID-19 và sự phân tán toàn cầu của các bên liên quan, các hệ thống hội nghị trực tuyến sử dụng kết nối Internet đã trở nên phổ biến hơn. Việc sử dụng và các quy định về các công cụ giao tiếp này được ghi lại trong Quy Trình Thực Hiện Dự Án (PEP) để thúc đẩy giao tiếp suôn sẻ.

Quản lý tiến độ và giám sát tiến độ

Dựa trên lịch trình tổng thể, Quản lý xây dựng dẫn dắt các bên liên quan để đảm bảo tuân thủ. Cụ thể, các cuộc họp điều phối lịch trình tích hợp định kỳ được tổ chức với sự tham gia của các công ty xây dựng và nhà sản xuất thiết bị để nộp các lịch trình chi tiết để xác nhận và kiểm tra tiến độ. Bên cạnh đó, các cuộc kiểm tra và xác nhận tại công trường được thực hiện trong suốt thời gian thi công. Các yếu tố chính trong quản lý tiến độ là việc đạt được các mốc quan trọng và tiến độ thực tế. Các mốc quan trọng được quản lý với sự chú ý đến mối quan hệ giữa các hoạt động xây dựng khác nhau, và các mối quan hệ này được thể hiện và quản lý trên lịch trình tổng thể.

Tiến độ được giám sát như một chỉ báo về thành quả, với tiến độ (thành tích) được định lượng, trực quan hóa bằng các biểu đồ và quản lý tương ứng.

Ví dụ về các biểu đồ tiến độ

 

Quản lý Thay đổi và Chi phí

Quản lý thay đổi là một phần quan trọng trong quy trình điều hành dự án, được thực hiện thông qua các biểu mẫu như ghi chú giao tiếp kinh doanh, và tận dụng tối đa bản vẽ và danh sách liên quan. Việc truyền đạt rõ ràng và cập nhật chính xác những thay đổi là điều thiết yếu để đảm bảo tất cả các bên liên quan đều nắm bắt đầy đủ thông tin mà không bỏ sót chi tiết nào. Những thay đổi trong dự án có thể dao động từ nhỏ đến lớn, đòi hỏi một quy trình quản lý chặt chẽ, cùng với sự tỉ mỉ và kiên trì trong từng bước thực hiện. Việc xây dựng và duy trì mối quan hệ hợp tác tốt đẹp với các bên liên quan, đặc biệt là đơn vị thi công, đóng vai trò then chốt trong việc triển khai thay đổi một cách hiệu quả. Ngoài ra, quản lý thay đổi còn gắn liền với việc kiểm soát chi phí và tiến độ.Bất kỳ thay đổi nào phát sinh cũng cần được đánh giá kỹ lưỡng về tác động đến ngân sách và lịch trình, đồng thời phải xác định rõ nguyên nhân để xử lý một cách minh bạch và có trách nhiệm. Tùy vào quy mô dự án, các cuộc họp định kỳ nhằm trao đổi và cập nhật các nội dung bổ sung thường xuyên được tổ chức ngay cả trong quá trình triển khai, nhằm đảm bảo sự liên kết và thống nhất trong toàn bộ đội ngũ thực hiện dự án.

Quản lý Hồ sơ

Khi dự án xây dựng đi vào giai đoạn triển khai, hàng loạt giấy tờ và tài liệu sẽ được nộp. Nhiều trong số đó yêu cầu phải chỉnh sửa và cập nhật, dẫn đến việc nộp lại các phiên bản đã được sửa đổi. Do đó, một dự án thường phải xử lý hơn 1.000 tài liệu khác nhau. Để đảm bảo quá trình thi công và kiểm tra diễn ra chính xác, việc sử dụng đúng phiên bản tài liệu mới nhất là vô cùng quan trọng. Đồng thời, việc quản lý các thay đổi phát sinh trong khối lượng tài liệu khổng lồ này cũng đòi hỏi một hệ thống kiểm soát hiệu quả. CM Plus sử dụng CORRESSA – một hệ thống quản lý tài liệu độc quyền – để kiểm soát trạng thái của toàn bộ tài liệu dự án. CORRESSA cho phép chia sẻ nhanh chóng và thuận tiện các tài liệu mới nhất cùng với tình trạng cập nhật của chúng thông qua nền tảng web. Nhờ đó, khách hàng, nhà thầu xây dựng và các nhà cung cấp có thể dễ dàng truy cập và phối hợp làm việc dựa trên cùng một nguồn thông tin chính xác và đồng bộ.

Đặc điểm của CORRESSA

CORRESSA được tích hợp tính năng quản lý tài liệu và thư từ một cách toàn diện, giúp theo dõi và lưu trữ lịch sử giao tiếp – bao gồm cả các trao đổi kinh doanh giữa nhiều nhà cung cấp. Phát triển trên nền tảng đám mây Salesforce.com, CORRESSA mang đến hệ thống vận hành ổn định cùng khả năng bảo mật cao. Người dùng có thể dễ dàng truy cập mọi lúc, mọi nơi chỉ cần có kết nối internet.

CORRESSA